E-procurement

E-procurement or electronic procurement, also known as supplier exchange, is the B2B, B2C, or B2G purchase and sale of supplies, work, and services through the Internet as well as other information and networking systems, such as Electronic Data Interchange and Enterprise Resource Planning. Typically, e-procurement Web sites allow qualified and registered users to look for buyers or sellers of goods and services. Ongoing purchases may qualify customers for volume discounts or special offers. E-procurement software may make it possible to automate some buying and selling. E-procurement is done with a software application that includes features for supplier management and complex auctions. The new generation of E-Procurement is now on-demand or a software-as-a-service.

There are seven main types of e-procurement:

• Web-based ERP: Creating and approving purchasing requisitions, placing purchase orders and receiving goods and services by using a software system based on Internet technology.
• e-MRO: The same as web-based ERP except that the goods and services ordered are non-product related MRO supplies.
• e-sourcing: Identifying new suppliers for a specific category of purchasing requirements using Internet technology.
• e-tendering: Sending requests for information and prices to suppliers and receiving the responses of suppliers using Internet technology.
• e-reverse auctioning: Using Internet technology to buy goods and services from a number of known or unknown suppliers.
• e-informing: Gathering and distributing purchasing information both from and to internal and external parties using Internet technology.
• e-marketsites: Expands on Web-based ERP to open up value chains. Buying communities can access preferred suppliers' products and services, add to shopping carts, create requisition, seek approval, receipt purchase orders and process electronic invoices with integration to suppliers' supply chains and buyers' financial systems.

The e-procurement value chain consists of Indent Management, eTendering, eAuctioning, Vendor Management, Catalogue Management, and Contract Management. Indent Management is the workflow involved in the preparation of tenders. This part of the value chain is optional, with individual procuring departments defining their indenting process. In works procurement, administrative approval and technical sanction are obtained in electronic format. In goods procurement, indent generation activity is done online. The end result of the stage is taken as inputs for issuing the NIT.

Elements of e-procurement include Request For Information, Request For Proposal, Request for Quotation, RFx (the previous three together), and eRFx (software for managing RFx projects).

In reality e-procurement has the advantage of taking supply chain management to the next level, providing real time information to the vendor as to the status of a customer's needs.

Basically, e-procurement processes can carries out good result in increasing profits as it can:

• Reduces time and cost

Time to purchase is shortened and of course it is cheaper as it cuts the whole processes through computers without wasting cost on paperwork.

• Budgetary control

We can limit the spending by submitting queries or telling the person in charge to control spending and the reporting itself is improved and faster to get.

• Automated payment process

We can also automated payment processes so it makes faster payment time and simplify the payment method.

• Reduces errors

Errors are usually connected to waste of money, and by limiting the errors will results in saving costs.

There are some concerns that it will result in increasing the costs and losing profits:

• Choosing the right technology

The company has to be sure in implementing the technology, or otherwise it will be costly. For example, when the company doesn’t need ERP technology, then implementing ERP in the company is a disaster.

• Determining the right ‘e’ channel

Is more or less the same point to the point above, but when choosing the ‘e’ channel, the company should consider the size of the company as not to waste money on it. For example, the ‘e’ technology the company needed to implement is as much as ‘by phone’ system, then it is no need for the company to open a complicated and complete website and/or system.

Source: http://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement

The implementations problem of E-Procurement in Indonesia can be seen in this site: http://www.wartaeproc.com/

Six Strategy Review

For a company with which you are familiar with, review the six strategy definition choices

GILAKOLEKSI.COM
Gilakoleksi didirikan oleh orang-orang yang terobsesi dengan Anime dan produk-produk Anime. Melihat pertumbuhan penggemar Anime semakin pesat di Indonesia, Gilakoleksi mencoba untuk berpartisipasi membudayakan kultur Anime di Indonesia seperti halnya di Jepang. Gilakoleksi didirikan September 2004.

Gilakoleksi berusaha untuk memenuhi kebutuhan konsumen di Indonesia agar dapat membeli produk-produk Anime dan mainan koleksi lainnya dengan harga yang kompetitif, dan tentunya dengan layanan jual yang profesional. Seiiring dengan pertumbuhannya, untuk menjadi toko online terlengkap yang dapat menawarkan berbagai produk Anime kepada konsumen.

Decision 1: E-Biz channel priorities

Website gilakoleksi.com berada dalam fase brick and click. Pertama kita harus register terlebih dahulu agar dapat melakukan transaksi secara online. Lalu kita bisa melihat-lihat barang yang tersedia beserta informasinya. Dimana setelah melihat informasi dari barang-barang yang tersedia, kita dapat memesan barang sesuai dengan keinginan kita.

Proses pemesanan:

1. Click "add to cart" di bawah product yg anda pilih
2. Product yg anda pilih akan tertera pada kotak yg berada di kiri
3. Setelah selesai memilih
4. Click "view details" pada cart summary
5. Anda bisa mengganti jumlah barang dan click update
6. Jika anda puas dengan pilihan nya click "Check out"
7. Halaman berikut click pada tombol "Place order"
8. Anda akan melihat di email summary barang yg anda pilih

Proses pembayaran:

1. Kirim email ke gilakoleksi@gmail.com dengan menyertakan informasi berikut.
1. Nama barang dan Jumlah yang dibeli
2. Nama (sesuai rekening bank)
3. Nomor rekening BCA ( 4 nomer terakhir)
4. No hp (apabila ingin mempercepat pembayaran dengan menerima konfirmasi lewat sms)
5. Alamat tujuan, metode pengiriman
2. Setelah menerima email, Gilakoleksi akan memproses dan mengirimkan email berisi: nomor bon pembelian, alamat tujuan, dan konfirmasi untuk memindahkan dana ke rekening Gilakoleksi sesuai dengan total pesanan dan biaya pengiriman. Konfirmasikan alamat tujuan. Apabila ada kesalahan pada alamat pengiriman yang berikan, Gilakoleksi tidak bertanggung jawab atas hilangnya barang.
3. Setelah membayar, kirim email ke gilakoleksi@gmail.com dengan subjek: PEMBAYARAN. dan nomor bon atau sms ke contact person Gilakoleksi
4. Setelah Gilakoleksi memeriksa dana yang dikirimkan, Gilakoleksi akan mengirim pesanan dan mengirim email berisi tracking code barang.

• Bagi pelanggan yang berada di Jakarta dan lebih suka untuk mengambil barang belanjaan sendiri dapat menghubungi Gilakoleksi lewat email.
• (Khusus Jakarta) Apabila anda merasa lebih nyaman untuk membayar kontan dan mengambil barang sendiri, dapat menghubungi Gilakoleksi. Gilakoleksi akan menyisihkan barang pada tempat yang ditentukan pada hari yang ditentukan. Barang hanya akan disisihkan hanya pada hari tersebut. Apabila transaksi pembelian tidak diselesaikan pada hari tersebut, Gilakoleksi tidak dapat menyimpan untuk hari lain kecuali pembayaran telah dilakukan. Karena penjualan belum selesai sampai barang dibayar, Gilakoleksi berhak menjual barang tersebut kepada pelanggan lain apabila pembeli tidak menyelesaikan pembayaran pada hari yang ditentukan.

Tentunya website ini masih belum sempurna dan kekurangan dari website ini adalah terletak pada proses pemesanan yang dilakukan sangat tidak praktis, dimana pemesan tidak langsung dapat menggunakan kartu kredit. Tetapi dengan menunggu dulu konfirmasi via email dan harus transfer. Gilakoleksi sebaiknya meningkatkan pelayanannya untuk belanja online yang dimilikinya dengan lebih memfokuskan lagi pada transaksi online dan juga lebih dipermudah jika ada yang mau memesan barang secara online karena sekarang ini persaingan yang ada di pasar semakin ketat.

Decision 2: Organizational Restructuring and Capabilities

Gilakoleksi didirikan secara online terlebih dahulu, baru mereka membuka sebuah toko di ITC Permata Hijau Lt 2 blok B1 No: 1. Model business toko konvensional dengan website yang dimiliki oleh Gilakoleksi mempunyai hubungan yang cukup erat dimana Gilakoleksi mamajang barang-barang yang tersedia di website pada tokonya. Pada Gilakoleksi, model business yang diterapkan adalah in-house division, dimana ada divisi khusus yang tugasnya mengurusi dan mengupdate website Gilakoleksi serta mengatur barang-barang yang akan ditampilkan di tokonya.

Decision 3: Business, Service and Revenue Model

Pada toko Gilakoleksi ataupun websitenya menjual produk-produk dari berbagai produsen. Bisnis model dari Gilakoleksi adalah pelanggan tidak perlu datang ke toko jika ingin membeli barang, melainkan dapat lewat online. Untuk servis model dari Gilakoleksi adalah dengan tersedianya pesan antar bagi pemesanan dan pembelian secara online. Revenue Model untuk Gilakoleksi adalah pendapatan yang diterima langsung oleh Gilakoleksi setelah transaksi via transfer berhasil diterima untuk pembelian barang yang dilakukan oleh pemesan. Untuk kedepannya tentunya Gilakoleksi masih harus menambahkan dan menyempurnakan websitenya dengan fungsi-fungsi yang lengkap salah satunya adalah dengan menjaga hubungan yang terjalin dengan supplier dan perusahaan sejenis lainnya. Dimana hal ini tentunya akan berujung pada servis yang lebih baik kepada pelanggan dimana pelanggan bisa mendapatkan informasi barang lebih cepat dan juga lebih murah.

Decision 4: Marketplace Restructuring

Gilakoleksi tidak terlalu berfokus pada marketplace restructuring, karena website ini sebetulnya diperuntukkan untuk masyarakat yang tidak ada waktu untuk datang ke toko. Website ini dibuat untuk mempermudah pemesan dalam mencari informasi tentang barang hobi yang diinginkan dan memesan barang yang diinginkan tanpa harus repot-repot ke toko.

Decision 5: Market & Product Development Strategies

Market development strategies dari Gilakoleksi adalah dengan menerapkan e-business. Dimana penerapan e-business yang dilakukan tentunya agar Gilakoleksi meraih segmen pasar yang lebih luas juga revenue yang lebih besar lagi. Product development strategies pada website Gilakoleksi saat ini hanya berfokus pada penjualan barang saja. Target market dari Gilakoleksi adalah orang-orang yang sibuk yang tidak punya waktu luang untuk membeli barang hobi di toko-toko hobi, sehingga Gilakoleksi mempermudah dengan menyediakan website dimana orang-orang tersebut dapat memesan barang secara online, dan setelah di transfer akan di delivery ke alamat yang diminta oleh pemesan.

Decision 6: Positioning and Differentiation Strategies

Untuk memantapkan posisi produk dan servisnya, Gilakoleksi menjalankan beberapa strategi. Salah satunya, Gilakoleksi memungkinkan pelanggannya memesan produk secara online. Strategi lainnya adalah harga yang ditawarkan oleh Gilakoleksi secara online juga sama seperti tokonya. Biaya yang masih harus dikeluarkan oleh pemesan adalah ongkos kirim berdasarkan pada berat barang yang dipesan biasanya hitungannya per kg. Gilakoleksi juga menjalankan transactional excellence dimana pelanggan Gilakoleksi bisa mendapat kepuasan transaksi yang maksimal dengan membeli lewat website Gilakoleksi (pesan, transfer, dan dapatkan barang yang dipesan). Website Gilakoleksi masih belum terlalu sempurna, diharapkan kedepannya Gilakoleksi dapat menambah fungsi-fungsi website dimana dapat menambahkan sistem pembelanjaan online dengan kartu kredit dan mempermudah proses pemesanan.

Source:

http://www.gilakoleksi.com/

Steps to develop website for small retailers

Steps for small retail business to go online:
1. Design the Website
First step for any company to go online is to design the website itself, the function that the website can support (to promote the company via web or even support business via online).

The design of the website and the system that supported by the website and its merits to the company income and image is important factors in this steps. If the website didn't give any merits for the company, then the website is not important for the company. A simple designed website and have support for business is an effective type of website for a small retailer.

2. Making the Website
If the design of the website is finnish, then we have to search for a programmer to create the website. The use of fresh graduate programmer will give merits to the company. They payroll are low, so the company can save more money then using an experienced programmer, this is good for a small retailer since the company didn't have to spend much money in making the web.
3. Promote The Website
The last step is to promote our website, so our customer and our supplier will know that our company have a website that support for business. If we promote well then our website will not go to waste.
The important manager issue when the business wants to go online:

Main issue	Detail
Which types of e-business applications do we develop?	e.g. SCM, e-procurement, secure online ordering, CRM
Which technologies do we use?	e.g. email, web-based ordering, EDI
How do we achieve quality of service in applications?	Requirements are: business fit, security, speed, availability and errors
Where do we host applications?	Internal or external sourcing and hosting?
Application integration	Integration of e-business solutions with legacy systems, partner systems, B2B exchanges and intermediaries
Which access platforms do we support?	e.g. Mobile access, interactive digital TV
Which development technologies and standards do we use?	e.g. CGI, Perl, ColdFusion, .NET, PHP
How do we manage content and data quality?	How are content and data updated so that they are up-to-date, accurate, easy to find and easy to interpret?
How do we manage employee access to the Internet?	Staff can potentially waste time using the Internet or can act illegally
How do we secure data?	Content and data can be deleted in error or maliciously

This manager issue will help the company to choose, what kind of website or e-business system that can be used by the company for its profit with most possible cost.